Proč zvážit Ganttův diagram pro strategické plánování

Všechny nové technické vynálezy obvykle začínají jako způsoby, jak účinněji zabíjet lidi.

To není moje myšlenka. To je myšlenka Wernhera von Brauna. Ten by to měl vědět, protože vynalezl rakety. Dnes může NASA a Elon a Jeff posílat rakety do vesmíru, protože Hitler, Göring a Bormann chtěli posílat rakety do Británie.

A právě díky raketám můžeme číst články pomocí iPhonů, protože ministerstvo obrany ve své velké moudrosti přesměrovalo prostředky z protiraketové obrany na vytvoření místa, kde se právě teď společně nacházíme a čteme obsah – na internet.

• Bavlněná trička byla vynalezena pro námořnictvo.
• Sprej proti hmyzu byl vynalezen pro námořní pěchotu.
• Vteřinové lepidlo bylo vynalezeno při výrobě zaměřovačů pro námořnictvo i námořní pěchotu a pro všechny ostatní, kteří by mohli mířit puškou.

Pravdou a kuriózním a poněkud obskurním faktem také je, že oblíbené metody, které používáme k řízení projektů, jsou rovněž odvozeny od vládní potřeby zabít hodně lidí, a to rychle.

Kdybyste se zastavili u stolu svého dlouholetého projektového manažera a zeptali se ho na původ jeho Ganttova diagramu, těžko by vám vysvětlil, že byl zpopularizován za první světové války, aby bylo možné rychleji dovážet výbušný materiál a posílat zbraně a bomby. To je pravdivý fakt. 

Během první světové války Ganttův diagram pohybu lodí pro námořní radu odhalil pohyby a umístění lodí.

Stejně tak je nepravděpodobné, že by vaše hlavní inženýrka věděla, že výraz, který používá pro popis řady důležitých závislých úkolů, tj. kritická cesta, pochází částečně z námořní logistiky v Pacifiku během druhé světové války a později z amerického úsilí o odpalování jaderných zbraní z ponorek.

Jinými slovy, způsoby, jakými řídíme své lidi, abychom byli efektivnější v kanceláři, vznikly proto, abychom mohli efektivněji zabíjet jiné lidi na bojišti.

Na určité úrovni vás to jistě zcela nepřekvapuje.

Na jiné úrovni je to vynikající zdůvodnění, proč nemáte rádi své pracoviště, a doporučuji vám, abyste Ganttův diagram nasadili. 

Studenti literatury o projektovém řízení vám řeknou, že tyto projektové nástroje – různé metody, které používáme k organizaci vývojářů, marketingových šéfů a dalších, způsobily revoluci ve způsobu práce, díky níž se plánování a provádění rozsáhlých zakázek stalo proveditelnějším a efektivnějším. 

V mnoha ohledech se tak stalo! 

Miluji projektové manažery, jejich vražedné nástroje mě zachraňují před mými vlastními nepříliš chutnými sklony ke spolupráci. Původ těchto nástrojů je však poněkud chaotický. A bez správného vedení mají menší cenu než krystaly, na kterých jsou pixelovány. 

Pro vysvětlení uvádím krátký a odvádějící příběh o Ganttově diagramu a první světové válce.

Henry Gantt se narodil v Marylandu v roce 1861 na začátku občanské války.

Pokud se vám to zdá jako zbytečně odlehlý okamžik pro začátek „krátkého a odbočujícího příběhu“, buďte si jisti, že to má pouze odhalit, jak jsou naše metody organizace projektů staré.

Mladý pan Gantt měl rád grafy. 

Velmi rád.

Ganttův diagram, který je jeho nejznámějším výtvorem, je formou stylizovaného sloupcového grafu. Pokud jste ještě neměli příležitost setkat se s moderním Ganttovým diagramem, seznamte se s ním:

Tento graf představuje projekt stavby domu, ale podobným způsobem lze uspořádat každý typ projektu. 

Každý řádek představuje jeden úkol.

Každému úkolu je přiřazeno datum zahájení, odhadovaná doba dokončení a případné závislé úkoly.

Jako příklad lze uvést, že při stavbě dvoupodlažní budovy nelze začít instalovat sádrokartonové desky (9 dní) dokud nemáte umístěnou izolaci (11 dní).

V některých grafech, zejména těch, které se vyskytují v profesích služeb (například v reklamních agenturách), můžete dokonce přiřadit konkrétní pracovníky a člověkohodiny k dokončení jednotlivých úkolů. Vidíte, jaké úkoly je třeba udělat, kolik času je na každý úkol vyčleněno, kdo na něm pracuje a kolik z toho kterého úkolu (a projektu jako celku) je hotovo.

Jedná se o skvělý způsob, jak projekt zpřehlednit! To byl jeden z cílů Ganttova projektu: zobrazit složité údaje o pracovním postupu tak, aby je manažeři rychle pochopili.

Takže si jen uvědomte, že směr, kterým se tento stručný a odbočující příběh ubírá, není „řízení projektů je špatné“. 

Pro tuto chvíli si prostě uvědomte, že Ganttovy grafy jsou všudypřítomné.

Měli byste ale vědět, že Gantt nebyl „projektový manažer“.

Nepraktikoval „projektové řízení“, což je termín, který před rokem 1950 neexistoval.

Gantt byl vědec v oblasti řízení. Pracoval v ocelárnách a zbrojovkách. Zabýval se výrobní kapacitou a efektivitou pracovníků.

Zajímal se spíše o identifikaci oblastí skutečné výroby, které je třeba zlepšit – spíše než o předvídání budoucích činností – a o to, aby tyto oblasti a efektivita těchto pracovníků byly viditelné pro management.

Gantt nevytvořil pouze jeden graf. Vytvořil jich několik. Graf evidence strojů byl záznamem o tom, jak byly stroje využívány. Diagram záznamů o pracovnících byl záznamem o tom, jak pracovníci pracují. Graf zatížení byl záznamem o tom, kolik strojů v dílně bylo každý den použito. Dohromady tyto grafy umožňovaly vedení vidět rozdíl mezi slibovanou výrobou a jejich skutečným výkonem.

Tím vším chci říci, že když se podíváte na softwarový řídicí panel, díváte se na myšlenku, kterou v podstatě vytvořil Henry Gantt.

Například zde je „bonusový graf“, který ukazuje, zda pracovník podal dostatečně dobrý výkon, aby si na konci dne zasloužil bonus.

A zde je „graf zatížení“ zobrazující plánovanou práci v průběhu času pro každé zařízení:

Stojí za zmínku, že před nástupem Gantta se tento typ retrospektivní analýzy jednoduše neprováděl.

Připomeňme, že se jednalo o přelom 19. a 20. století.

Neexistovaly žádné montážní linky. Neexistovaly standardizované výrobní metody. Řemeslníci se učili svému řemeslu doslova pozorováním jiného pracovníka. Výsledný pracovní produkt byl nekonzistentní a nejednalo se o příliš spolehlivý nebo rychlý způsob výroby velkého množství čehokoli.

Ve skutečnosti bylo v té době převládající praxí plánovat práci pomocí sloupcového diagramu, ale nehledět na to, zda se tyto plány dodržují. Továrny se zajímaly o to, kolik se toho vyrobí, ale ne o to, jak efektivně se práce provádí.

Vytvořením svých grafů Gantt v podstatě říkal „tady je veškerá hodnota, kterou necháváte na stole“.

Proto stojí za to, abyste si v tomto bodě udělali jasno: Ganttovy grafy nebyly původně navrženy jako výhledové projekce činností v závislosti na čase. Z čehož vyplývají přinejmenším dvě zajímavá odhalení:

Zajímavé odhalení první: „Ganttův diagram“, o kterém jsme právě mluvili, není technicky vzato Ganttovým diagramem. Je to efektní sloupcový graf.

Za tento zmatek můžete poděkovat společnosti Microsoft.

Když v roce 1985 uvedli redmondští ňoumové na trh Microsoft Project, používali pro jeho zobrazení ve formě sloupcového grafu termín „Ganttův diagram“. Microsoft Project pak ovládl 90 % trhu se softwarem pro řízení podniku. 

Et Voilà, takzvané „Ganttovy grafy“ jsou všude.

Zajímavé odhalení druhé, způsob, jakým mnozí praktici používají „Ganttovy grafy“, je správný jen z poloviny.

To znamená, že se používají k předsunutí projektových činností v čase, ale málokdy se používají k přesnému pochopení toho, proč se práce nedokončuje tak efektivně, jak je to možné. Náš talent pro vytváření dokonale logických plánů překonává pouze náš talent tyto plány vůbec nedodržovat.

Vyzývám vás, abyste pracovali na projektu a neměli tuto zkušenost. Nikdo nedokáže dokončit projekt včas.

Gantt tento problém dobře znal.

„Mnoho obchodů má velmi pěkné systémy plánování; krásně si plánují práci,“ řekl. „Přinejmenším na papíře to vypadá velmi pěkně; ale nemají žádné prostředky, jak zjistit, zda se tyto harmonogramy plní, nebo ne.“

Slíbil jsem krátký a zajímavý příběh o první světové válce, tak tady je.

Před první světovou válkou se ukázalo, že Spojené státy neumějí vyrábět zbraně. V revoluční válce bojovali kolonisté se zbraněmi vypůjčenými z Francie. Ve válce v roce 1812 bojovali Američané s rodinnými puškami. V občanské válce bojovala Unie staromódními nábojnicemi, zatímco náboje, kuličky a prach vyráběly malé dílny roztroušené po celé zemi.

Když se tedy na obzoru objevila první světová válka, armáda si uvědomila, že bude muset zvýšit výrobu, a to rychle. Tady přišel na řadu Gantt.

Gantt vyvíjel své grafy po celá desetiletí, ale nejširší uplatnění našly během 1. světové války v oddělení pro výrobu munice, námořnictvu, pohotovostní flotile a v lodní radě.

Na ministerstvu výzbroje Gantt koordinoval výrobu v šesti vládních arzenálech a v rozsáhlé síti soukromých dodavatelů. Jeho metoda spočívala v tom, že používal své charakteristické grafy, aby určil, kde se vyskytují kritická místa, a ta odstranil.

Ale právě jeho práce pro námořní dopravu byla jedinečná, komplexní a graficky přesvědčivá. Ještě před vstupem USA do války byla lodní doprava pod tlakem. Existoval problém německých ponorek. Snížila se také spojenecká produkce potravin, což vedlo k větší poptávce po dovozu. Evropa vyráběla více válečného materiálu, a proto potřebovala více lodí k přepravě surovin. A konečně, koncentrace milionů vojáků podél francouzských bojových linií soustředila lodní dopravu do tohoto bodu světa, což přetěžovalo tehdejší přístavní zařízení. Všude docházelo ke zpoždění lodí.

Spojené státy tedy potřebovaly více lodí. A potřebovaly zabavit civilní lodě. A potřebovaly vědět, kde se všechny lodě v danou chvíli nacházejí, aby mohly dovážet materiál na výrobu děl a bomb a pak tato děla a bomby vyvážet na vzdálená bojiště.

A tady opět přišel na řadu Gantt.

Gantt vytvořil grafy pohybu lodí, aby zjistil, kde se lodě v daném okamžiku nacházejí. Vytvořil grafy výkonnosti přístavů, které odhalovaly, jak dlouho tráví lodě v docích.

Vytvořil grafy sledující komodity, grafy shrnující obchodní oblasti a grafy shrnující veškerý dovoz.

Důsledkem Ganttova úsilí bylo výrazné posílení válečné výroby.

Tyto úspěchy později zpopularizoval Ganttův partner William Clark v knize The Gantt Chart: A Working Tool of Management, která byla přeložena do osmi jazyků. Začíná popisem Ganttovy práce pro armádu a končí popisem jeho práce pro námořní radu. Především díky popularitě této knihy si dnes Ganttovy grafy připomínáme.

Samozřejmě si všimněte, že tyto historické grafy se Ganttovým grafům té doby podobají jen vzdáleně. Ukazují však fakta v jejich vztahu k času, zdůrazňují pohyb v čase a nutí pracovníky, aby na základě zobrazených faktů podnikali kroky. Díky nim je nutné mít plán. Porovnávají to, co se dělá, s tím, co bylo naplánováno. A pokud jste schopným manažerem, mohou ukázat důvody, proč výkonnost zaostává za plánem, a stanovit odpovědnost za úspěch či neúspěch plánu.

Právě z těchto důvodů mohou být dnešní Ganttovy diagramy mocnými nástroji, jen kdyby nebyly tak často vytvářeny, socializovány a pak bezmyšlenkovitě ignorovány, když se rozsah začne plíživě zvětšovat. Všichni máme svá traumata. Tohle je moje.

Každopádně několik let po vydání knihy se diagram stal základem, na němž sovětští centrální plánovači realizovali své pětiletky. Tak určitě bude tento nástroj praktický i pro strategického plánovače…

Zdroje

• Steve Bryant. Faster Project Manager, Kill Kill
• Patrick Weaver. “Henry L Gantt, 1861 – 1919 A retrospective view of his work.” PMWorld Journal, December 2012.
• Patrick Weaver. “Where did the Misuse of the names Gantt and PERT Originate?” PM World Journal Vol. II, Issue IV – April 2013
• Frederick Taylor. “The Principles of Scientific Management”. New York: Harper and Brothers Publishers, 1919.
• Wallace Clark. “The Gantt Chart a Working Tool of Management”. New York: The Ronald Press Company, 1922.
• Henry Gantt. “Organizing for Work”. New York: Harcourt, Brace, and Howe, 1919.
• Constance McLaughlin Green, Harry C. Thompson, and Peter C. Roots. “The Ordnance Department: Planning Munitions for War”. Center of Military History, 1990.